Xây dựng thư viện hiệu quả và tiết kiệm: quy trình từ ý tưởng đến thực tế.

Một thư viện trường học (nói riêng) và một số loại hình thư viện khác (nói chung) không chỉ là nơi lưu giữ sách, mà còn là không gian nuôi dưỡng tri thức, truyền cảm hứng học hỏi, và kết nối cộng đồng.

Để xây dựng một thư viện thực sự hiệu quả và tiết kiệm, trở thành trung tâm học tập và kết nối, hành trình xây dựng một thư viện cần được lên kế hoạch tỉ mỉ, với sự tham gia của những người có liên quan như nhà đầu tư, người có hiểu biết chuyên môn sâu và người sẽ trực tiếp vận hành để tránh lãng phí tài nguyên và bất tiện trong vận hành đồng thời thống nhất một số điểm chính sau đây:

1. Xác định mục tiêu và nhu cầu của thư viện

2. Lên kế hoạch không gian

3. Xây dựng tài nguyên

4. Thiết lập quy trình quản lý thư viện

5. Tuyển chọn và đào tạo nhân sự

6. Xây dựng kế hoạch vận hành (các hoạt động, dịch vụ...)

7. Đánh giá và cải tiến

Trong nội dung bài viết này, tôi xin chia sẻ một số điều tưởng chừng đơn giản nhưng lại cần được chú ý nhiều hơn một chút, trước và trong quá trình khởi tạo xây dựng một thư viện.

Khởi đầu - 1 kế hoạch tổng quan

1. Kế hoạch tổng quan: Xác định mục tiêu và nhu cầu:

Các câu câu hỏi tối thiểu nhất nên được đặt ra trong giai đoạn lập kế hoạch tổng quan là:

- Thư viện sẽ phục vụ ai? (Đối tượng sử dụng chính).

- Vai trò của thư viện được mở ra là gì?

- Số lượng và loại hình tài liệu cần thiết?

Với sự giới hạn của không gian, tài chính và nguồn lực, việc xác định rõ ràng nhóm độc giả chính là vô cùng quan trọng. Một thư viện không thể phục vụ tốt tất cả các đối tượng mà không có chiến lược cụ thể. Việc xác định đối tượng độc giả chính sẽ ảnh hưởng đến không chỉ kế hoạch thiết lập không gian và đầu tư tài chính mà còn đến việc xây dựng tài nguyên và các hoạt động dịch vụ, cách thức quản lý, vận hành...

Điều này còn giúp người vận hành có thể tối ưu hóa không gian và tài nguyên sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

Một trong những sai lầm phổ biến khi xây dựng thư viện tôi từng gặp ở một số nơi trên đất nước ta là hoàn thiện không gian vật lý trước, rồi thư viện giao cho người vận hành. Những sự lãng phí của cơ sở vật chất, tài nguyên, không gian... do không phù hợp nhu cầu sử dụng hẳn là rất nhiều người đã nhìn thấy sau đó, nhưng tiếc thay, người vận hành gần như không thể nêu ý kiến hay phản hồi nào để cải thiện vì mọi thứ đã... xong! Vì vậy, việc lên kế hoạch tổng quan rất cần sự tham gia của các chuyên gia, những người có hiểu biết chuyên môn sâu và những người sẽ trực tiếp vận hành thư viện.

Cũng xin lưu ý với chủ đầu tư và lãnh đạo nhà trường không chỉ là người ra quyết định mà cần hiểu rõ vai trò của thư viện, không chỉ từ góc nhìn tài chính mà còn ở khía cạnh hỗ trợ giáo dục. Sự phối hợp chặt chẽ của đội ngũ nhân sự liên quan sẽ đảm bảo mọi khâu – từ thiết kế không gian đến lựa chọn tài liệu – đều hướng đến mục tiêu chung: một thư viện hiệu quả và tiện ích.

2. Giá sách: Đừng chỉ chú ý đến vẻ ngoài mà cần tất cả các yếu tố: đẹp – chức năng – tiện dụng.

Giá sách là thành phần không thể thiếu trong thư viện. Tuy nhiên, mình đã gặp không ít những giá sách chỉ mang tính thẩm mỹ mà bỏ qua tính thực tiễn. Dưới đây là một số yếu tố cần lưu ý khi thiết kế giá sách:

- Kích thước phù hợp đối tượng sử dụng.

- Ngăn giá linh hoạt (chiều sâu giá sách, khoảng cách giữa các tầng, chất liệu, chức năng chính và các chức năng bổ trợ như tích hợp mã vạch hoặc RFID (có khe gắn cảm biến hoặc khe quét mã quản lý tự động...), bánh xe di động, ngăn kéo, bảng thông tin trên giá, v.v.

- Màu sắc và thẩm mỹ phù hợp đối tượng phục vụ.

- Các thiết kế đa năng, linh hoạt.

Giá sách hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa không gian, tạo cảm giác mở, linh hoạt, khuyến khích và tạo nhiều cảm hứng, trải nghiệm tốt cho người dùng...

3. Thư viện – Hành trình của tư duy và tầm nhìn

Không chỉ từ góc độ tài chính mà còn từ khía cạnh giáo dục, thư viện cần phải trở thành một công cụ hỗ trợ học tập, khơi gợi đam mê tri thức và tạo ra không gian kết nối.

Xây dựng một thư viện hiệu quả và tiết kiệm không phải là chuyện ngày một ngày hai. Đó là một hành trình cần sự thấu hiểu, tư duy chiến lược và phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.

Và, xin đừng quên rằng, một thư viện tốt không chỉ nằm ở vẻ ngoài bắt mắt mà ở khả năng đáp ứng nhu cầu học tập, khơi gợi đam mê tri thức và tạo không gian kết nối. Nếu bắt đầu với một kế hoạch đúng đắn, bạn không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tạo nên một thư viện thực sự có giá trị bền vững.